Textes : 
• Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021 relatif aux CST, art. 81 à 100 (fonctionnement)
• Code général de la Fonction publique, art. L254-2 à L254-4 (fonctionnement)

 

Table des matières

1. Réunions    
L’ordre du jour    
Les modalités de convocation    
Personnes susceptibles de participer aux réunions    
Le secrétariat et les procès-verbaux    
Les différents types de réunion    
Les spécificités de la réunion en cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles    
Le quorum    
Les modalités de vote et avis    

2. Temps passé en réunions ou sur le terrain : modalités d’absence    
Contingent annuel d’autorisations d’absence    

3. Modalités de remplacement    

4. Accès aux locaux    

5. Formation Hygiène Sécurité et Conditions de Travail    
Durée    
Organismes pouvant la dispenser    
Prise en charge des frais    

A noter : une fiche introductive explicite l’organisation choisie pour réaliser les fiches pratiques sur le sujet, en lien avec la structure de la réglementation afférente. S’y reporter pour plus de détails.

 

1. Réunions

L’ordre du jour

Le secrétaire de la formation spécialisée est consulté préalablement à la définition de l'ordre du jour de la formation spécialisée et peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 86).

 

Les modalités de convocation

L'ordre du jour doit être adressé au moins 15 jours avant la séance par tout moyen, notamment par courrier électronique. Ce délai peut être ramené à 8 jours en cas d'urgence.
En outre, communication doit leur être donnée de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leurs fonctions au plus tard 8 jours avant la date de la séance (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 86).

 

Personnes susceptibles de participer aux réunions

Le médecin du service de médecine préventive et les assistants et conseillers de prévention assistent de plein droit aux réunions de la formation spécialisée.
Les ACFI (Agents chargés d'une fonction d'inspection dans le domaine de la santé et de la sécurité) peuvent assister aux travaux de la formation spécialisée. Ils sont informés des réunions de la ou des formations spécialisées de son champ de compétence et de leur ordre du jour (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 86).

 

Le secrétariat et les procès-verbaux

Le secrétaire de la ou les formations spécialisées doit être désigné par les représentants du personnel en leur sein. Lors de la désignation du secrétaire, est également fixée la durée de son mandat. Le règlement intérieur détermine les modalités de la désignation.

Un agent, désigné par l'autorité territoriale auprès de laquelle est placé le comité, assiste aux réunions de la formation spécialisée, sans participer aux débats, et en assure le secrétariat administratif.

Après chaque réunion de la formation spécialisée, il doit être établi un procès-verbal comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes (document est signé par le président, contresigné par le secrétaire et transmis dans le délai d'1 mois à ses membres). Ce procès-verbal devra être soumis à l'approbation des membres de la formation spécialisée lors de la séance suivante (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.81, point II).

 

Les différents types de réunion

La formation spécialisée se réunit :

• Au moins 3 fois par an (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.85, point II) 
• A la suite d’un accident du travail (tout accident mettant en cause l'hygiène ou la sécurité ou qui aurait pu entraîner des conséquences graves) (Code général de la fonction publique, art. L. 254-3),
• En présence d'un danger grave et imminent ou pour des raisons exceptionnelles (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.85, point I),

Non-respect de la périodicité des 3 réunions annuelles
Si la formation spécialisée n'a pas été réunie sur une période d'au moins 9 mois, l'ACFI (agent chargé des fonctions d'inspection) peut être saisi par les représentants titulaires. 
Sur demande de ce dernier, l'autorité territoriale doit alors convoquer, dans un délai de 8 jours, une réunion qui doit avoir lieu dans le délai d'1 mois à compter de la réception de cette demande. 
L'impossibilité de tenir une telle réunion doit être justifiée et les motifs en sont communiqués aux membres de la formation spécialisée.
En l'absence de réponse de l'autorité territoriale ou lorsqu'il estime que le refus est insuffisamment motivé, l'ACFI saisit l'inspecteur du travail (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.85 point II).

 

Les spécificités de la réunion en cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles  

En cas d'urgence ou en cas de circonstances exceptionnelles et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des représentants du personnel, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de séance tout au long de celle-ci, afin que (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.82, point I) :

1. N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers,
2. Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats et aux votes.

En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon ces modalités, lorsque la formation doit être consultée, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la réunion, afin d'assurer la participation des représentants du personnel (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.82, point II).

Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par l'instance doivent être fixées par le règlement intérieur ou, à défaut, par l'instance, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit devra détailler les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.82, point III).

 

Le quorum 

Lors de l'ouverture de la réunion, la moitié au moins des représentants du personnel doit être présente.

Lorsque le quorum n'est pas atteint dans un collège ayant voix délibérative, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de 8 jours aux membres de la formation qui siège alors valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents. Il ne peut alors être fait application des dispositions prévues par l'article 91, c’est-à-dire des dispositions en cas de vote défavorable (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 87) => voir fiche « CST – fonctionnement », partie « vote défavorable ».

 

Les modalités de vote et avis

Les règles relatives au vote et l’avis rendu par la formation spécialisée sont identiques à celles du Comité social territorial : voir Fiche CST – fonctionnement (parties « Modalités de vote » et « Avis »).

 

2. Temps passé en réunions ou sur le terrain : modalités d’absence

Contingent annuel d’autorisations d’absence

Les représentants du personnel, titulaires et suppléants, membres des formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail bénéficient, pour l'exercice de leurs missions d'un contingent annuel d'autorisations d'absence fixé par décret, en jours, proportionnellement aux effectifs couverts par ces instances et à leurs compétences.
Ce contingent annuel d'autorisations d'absence peut être majoré pour tenir compte de critères géographiques ou de risques professionnels particuliers. La liste des formations spécialisées ou, lorsqu'il n'en existe pas, des comités sociaux territoriaux qui bénéficient de cette majoration est fixée par arrêté de l'autorité territoriale, après avis du CST (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 96).

Ce contingent annuel d'autorisations d'absence est utilisé sous forme d'autorisations d'absence d'une demi-journée minimum qui peuvent être programmées. L'autorisation d'absence utilisée au titre de ce contingent annuel est accordée sous réserve des nécessités du service.

L'autorité territoriale peut déterminer par arrêté un barème de conversion en heures de ce contingent annuel d'autorisations d'absence pour tenir compte des conditions d'exercice particulières des fonctions de certains membres des formations spécialisées.
Cet arrêté peut également prévoir la possibilité pour chaque membre de renoncer à tout ou partie du contingent d'autorisations d'absence dont il bénéficie au profit d'un autre membre ayant épuisé son contingent de temps en cours d'année (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 96).

Temps passé aux enquêtes et aux situations d’urgence
Une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel faisant partie de la délégation de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail réalisant les enquêtes (cf. article 65) et, dans toute situation d'urgence, pour le temps passé à la recherche de mesures préventives.
Les temps de trajets afférents aux visites (cf. article 64) font également l'objet d'autorisations d'absence (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 97).

 

3. Modalités de remplacement

Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée (cf. modalités prévues aux 4 derniers alinéas de l'article 18) (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art.83).

Tout représentant titulaire du personnel au sein de la formation spécialisée qui se trouve empêché de prendre part à une séance peut se faire remplacer par un représentant du personnel suppléant appartenant à la même organisation syndicale (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 88).

Tout représentant titulaire d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public au sein de la formation spécialisée qui se trouve empêché de prendre part à une séance peut se faire remplacer par n'importe lequel des représentants suppléants appartenant au même collège (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 88).

4. Accès aux locaux

Toutes facilités doivent être données aux membres de la FSSCT (et du CST) pour exercer leurs fonctions.

Lorsque les membres de la formation spécialisée procèdent à la visite des services, , ils doivent bénéficier de toutes facilités et notamment d'un droit d'accès aux locaux relevant de leur aire de compétence géographique dans le cadre des missions qui leur sont confiées par ladite formation spécialisée.

Les conditions d'exercice de ce droit d'accès peuvent faire l'objet d'adaptations s'agissant des services soumis à des procédures d'accès réservé par la réglementation. Ces adaptations sont fixées par voie d'arrêté de l'autorité territoriale (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 94).

5. Formation Hygiène Sécurité et Conditions de Travail

Durée 

Les représentants du personnel, membres titulaires et suppléants des formations spécialisées bénéficient d'une formation en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail d'une durée minimale de 5 jours au cours du premier semestre de leur mandat. Cette formation est renouvelée à chaque mandat.
Elle est organisée dans les conditions définies par le décret du 26 décembre 2007.
Le contenu de cette formation répond à l'objet défini aux articles R. 2315-9 et R. 2315-11 du code du travail (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 98, point I).

NB : pour 2 des 5 jours de formation, les représentants du personnel membres des formations spécialisées bénéficient du congé pour formation en matière d'hygiène et de sécurité au travail prévu au 7° bis de l'article 57 de la loi du 26 janvier 1984 (cf. conditions prévues au III de l’article 98). 

 

Organismes pouvant la dispenser  

Cette formation est dispensée :

• Soit par un organisme figurant sur la liste arrêtée par le préfet de région en application de l'article R. 2315-8 du code du travail, 
• Soit par un des organismes figurant sur la liste arrêtée en application de l'article 1er du décret du 22 mai 1985 susvisé, 
• Soit par le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale (cf. modalités prévues à l'article 23 de la loi du 12 juillet 1984).

 

Prise en charge des frais

Les frais de déplacement et de séjour des agents en formation doivent être prise en charge par l’employeur dans les conditions prévues par la réglementation applicable aux frais de déplacement des agents des collectivités territoriales (Décret n° 2021-571 du 10 mai 2021, art. 98, point I).